Büro

Die DIN-A-Reihe folgt einer einzigen Regel: Jedes Format entsteht, indem das nächstgrößere quer halbiert wird. A4 misst 210 × 297 Millimeter, zwei A5 ergeben ein A4, und das Seitenverhältnis bleibt bei jeder Halbierung gleich. Genau deshalb skaliert eine A4-Vorlage verlustfrei auf A3 oder A5 — der Kopierer ändert nur den Zoom, nicht das Layout.

Bei Umschlägen zählt die C-Reihe, und sie ist auf die A-Reihe abgestimmt. Ein C4-Umschlag nimmt ein ungefaltetes A4-Blatt auf, C5 eines, das einmal gefaltet wurde, C6 eines, das zweimal gefaltet wurde. Der Standard für Geschäftspost ist DIN lang: Dort wird das A4-Blatt zweimal quer gefaltet, sodass drei gleich hohe Streifen entstehen. Bei Fensterumschlägen ist die Faltung deshalb nicht frei wählbar — das Fenster sitzt nur dann über der Anschrift, wenn korrekt gefaltet wurde.

Die Grammatur beschreibt das Flächengewicht in Gramm je Quadratmeter. Übliches Kopier- und Druckerpapier liegt bei 80 g/m², Briefbogen und Urkunden oft zwischen 90 und 120 g/m², darüber beginnt der Kartonbereich. Dickeres Papier wirkt wertiger, hat aber eine Grenze im Gerät: Der gerade Papierweg über den Einzelblatteinzug verträgt in der Regel mehr Grammatur als die geschlossene Papierkassette.

Dass Ablage überhaupt funktioniert, liegt an der genormten Lochung. Die Standardlochung nach ISO 838 setzt zwei Löcher im Abstand von 80 Millimetern — deshalb passt ein gelochtes Blatt in praktisch jeden Ordner, unabhängig vom Hersteller. Die verbreitete Vierfachlochung nutzt denselben Abstand doppelt: Ein Blatt mit vier Löchern lässt sich sowohl in einen Zweiring- als auch in einen Vierringordner heften. Wer einen Locher mit verstellbarem Anschlag benutzt, stellt ihn deshalb einmal auf die Normposition und lässt ihn dort.

Ordner unterscheiden sich vor allem in der Rückenbreite; schmal um 50 Millimeter, breit um 80 Millimeter sind die Regel. Die Breite entscheidet über das Fassungsvermögen, über die Lesbarkeit des Rückenschilds und darüber, ob der Ordner ins Regalfach passt — drei Dinge, die man erst nach dem Kauf gleichzeitig bemerkt. Ein Hebelordner trägt die Blätter über die Mechanik, ein Ringbuch über die Ringe selbst: Deshalb reißen Blätter in überfüllten Ringbüchern an der Lochung aus, in Hebelordnern dagegen kaum.

Hängeregistratur ist kein Ordnerersatz, sondern ein eigenes System. Hängemappen brauchen einen Rahmen, Korb oder eine Schublade mit passenden Schienen — vor dem Kauf zählt daher die Schienenweite, nicht die Mappe. Der Unterschied zwischen Hängemappe und Hängehefter ist die Heftmechanik im Inneren: Wer Belege lose sammelt, nimmt Mappen; wer sie in fester Reihenfolge fixieren muss, Hefter.

Kugelschreiber und Tintenroller unterscheiden sich nicht im Preis, sondern in der Physik. Die Kugelschreibermine enthält zähe, ölbasierte Paste: Sie braucht Andruck, trocknet praktisch nicht ein und übersteht Monate in der Schublade. Gel- und Tintenroller arbeiten mit dünnflüssiger Farbe, gleiten dadurch fast ohne Druck über das Papier und sind schneller leer — dafür schreiben sie sauberer aus und verlangen der Hand weniger ab. Wer selten schreibt, fährt mit Kugelschreiber besser; wer lange Strecken schreibt, mit Roller.

Für Unterschriften auf Verträgen, Formularen und Urkunden zählt Dokumentenechtheit, und die ist genormt: Kugelschreiberminen werden nach ISO 12757-2 geprüft, Tinten nach ISO 14145-2. Dokumentenecht bedeutet nicht schlicht wasserfest, sondern beständig gegen Licht, Wasser und die üblichen Radier- und Bleichversuche. Fehlt die Kennzeichnung, ist der Stift für Bank, Notar oder Standesamt nicht vorgesehen — unabhängig davon, wie gut er schreibt.

Der folgenreichste Griff am Stiftköcher ist der zum falschen Marker. Whiteboard-Marker sind trocken abwischbar, Permanentmarker nicht, und beide sehen einander zum Verwechseln ähnlich. Textmarker wiederum sind fluoreszierend und gehören nicht auf Thermopapier: Kassenbons und Faxpapier können unter der feuchten Spitze großflächig nachdunkeln, statt die Zeile hervorzuheben.

Bei Bürodrehstühlen entscheiden zuerst die Rollen, und zwar nach dem Bodenbelag. Weiche, gummierte Rollen gehören auf harte Böden wie Parkett, Laminat oder Fliesen; harte Rollen auf textile Böden, also Teppich. Wer es vertauscht, bekommt entweder Spuren im Parkett oder einen Stuhl, der im Teppich klebt — Rollen mit Standardzapfen lassen sich in der Regel ohne Werkzeug tauschen. Bei der Mechanik ist der Unterschied zwischen Wipp- und Synchronmechanik der wichtigste: Bei der Synchronmechanik neigen sich Sitzfläche und Rückenlehne in einem festen Verhältnis zueinander, sodass der Rücken beim Zurücklehnen Kontakt behält.

Weißwandtafeln gibt es mit lackierter Stahloberfläche oder mit gebrannter Emaille. Emaille ist kratzfest und für den Dauerbetrieb gemacht; lackierte Flächen sind günstiger und neigen mit der Zeit zum Ghosting — Schriftschatten, die sich nicht mehr wegwischen lassen. Dass Magnete halten, ist eine Eigenschaft des Trägermaterials und nicht der weißen Farbe: Ohne Stahlkern hält kein Magnet, auch auf einer makellos weißen Fläche nicht.

Beim Aktenvernichter ist die Sicherheitsstufe nach DIN 66399 der einzige belastbare Vergleichswert. Die Stufen P-1 bis P-7 beschreiben, wie klein das Schnittgut wird: P-2 liefert breite Streifen, P-4 bereits Partikel, P-5 und höher deutlich feineres Material. Für Unterlagen mit personenbezogenen Daten gilt P-4 weithin als sinnvolle Untergrenze; welche Stufe im Einzelfall nötig ist, richtet sich nach der Schutzklasse der Daten — im Zweifel entscheidet das der Datenschutzbeauftragte, nicht der Katalog. Streifenschnitt ist schneller und störungsärmer, Partikelschnitt sicherer, füllt den Auffangbehälter aber dichter und damit rascher.